Orçamento em Facilities: Agora ou Nunca! Dicas Estratégicas e Urgentes para Maximizar Eficiência – Por Erika Campregher
Você, muito provavelmente, já deve ter ouvido a seguinte frase: “Precisamos cortar orçamento, vamos reduzir em facilities!”
Em um cenário milionário empresarial e em constante transformação, a gestão eficiente de orçamento em facilities somente se tornará uma peça crucial se conhecido de grão em grão. À medida que as organizações buscam otimizar recursos e enfrentar desafios econômicos, a gestão financeira nas instalações assume um papel central na manutenção do equilíbrio entre desempenho operacional e eficiência econômica. Mas esse papel somente será real quando o gerente de facilities souber defender muito bem cada real provisionado em cada demanda de redução, que costumeiramente retornam a cada rodada orçamentária.
Este artigo propõe uma análise das práticas atuais de gestão de orçamento em facilities, explorando estratégias simples para enfrentar desafios financeiros, maximizar eficiência operacional e adaptar-se dinamicamente a um ambiente empresarial em constante mudança.
Facilities, que engloba uma ampla gama de serviços essenciais, desde gestão predial até suporte operacional, enfrenta uma pressão crescente para operar com eficiência máxima (leia-se SEM DINHEIRO), sem comprometer a qualidade.
Neste contexto, somente o gerente de facilities, munido de todas as informações poderá pleitear a manutenção dos valores, mas para isso, você precisa ter uma análise detalhada. E sim, você precisa se debruçar em uma planilha e entender linha a linha, mesmo que seja operacional e elaborada por um de seus liderados.
Então, vamos lá.
- Conhecer a fundo as despesas de serviços e insumos que foram inseridas na sua provisão traz autoridade.
- Estar alinhado com as previsões econômicas do País e no Mundo e aplicar os índices reais. Sim, visão geopolítica.
3.Ter o acompanhamento e histórico de consumo mês a mês dos insumos, tanto de copa, como descartáveis e higiênicos.
- Estar alinhado com as questões climáticas e principalmente às cobranças de energia elétrica (aproveite para repensar a forma como está consumindo em suas instalações, existem várias empresas que apoiam a eficiência energética em escritórios).
- Sabemos que Serviços de Terceiros é, talvez a maior despesa do orçamento, com isso, chame seu parceiro fornecedor, negocie. Contratos de longo prazo inflacionam demais e perdem a saúde financeira.
- Faça novas análises detalhadas das medições de serviços: todos os itens incluídos na contratação ainda estão em uso? Dou um exemplo: Você paga para usar máquina de lavagem de carpete? Quantas máquinas você já consegue comprar com o valor inflacionado do seu contrato? Verbas rescisórias pagas mensalmente são aderentes à realidade da sua empresa? Pense nisso.
- Insira valores reais, sinta-se seguro para atuar durante o ano, e tenha em mente em quais despesas você conseguirá buscar saving.
Chegou no seu valor anual e no custo do m² de facilities?
Saiba, você ouvirá que está caro.
Lembre quem talvez não esteja atento: Orçamento de facilities consolida a inflação brasileira, se no mercado você encontra itens caros, não será diferente aqui.
Agora, uma dica importante como ponto de partida da defesa orçamentária: Tenha claro o valor onde é factível atuação integral de facilities, mas acima de tudo tenha na ponta da língua o valor onde você não tem atuação total. Onde? Nas despesas de Pessoa Jurídica.
Exemplo: Orçamento Anual fechou em 2.5MM.
Suas despesas de PJ (Aluguel, Condomínio e IPTU) totalizam 1.5MM no ano. Ou seja, 60% do valor provisionado não depende integralmente de Facilities. (Não estou aqui considerando renovações, bem como aplicação de Triênio locatício).
Logo, na sua mão você tem 1.0MM para atuar. Aqui sim, você pode mostrar a que veio.
Faça uma gestão na ponta do lápis, questione o time de suprimentos, não “delargue” o que você defende.
E não esqueça, faça seu marketing, mostre os resultados. E sim, você consegue SAVINGS.