A CRIAÇÃO DE POP´S PARA O BOM ANDAMENTO DA ZELADORIA
AEA Educação Continuada
A CRIAÇÃO DE POP´S PARA O BOM ANDAMENTO DA ZELADORIA
Por Gustavo Silvestre
No mundo complexo da administração predial, garantir a eficiência, a qualidade e a segurança dos serviços de zeladoria são fundamentais para o bem-estar e a satisfação dos ocupantes e usuários de um edifício. Nesse contexto, os Procedimentos Operacionais Padrão (POP’s) desempenham um papel crucial. Eles não apenas estabelecem diretrizes claras para a execução das tarefas diárias, mas também promovem a consistência, a padronização e a melhoria contínua dos serviços de zeladoria.
Ao definir procedimentos claros e passos específicos a serem seguidos em diferentes situações, os POP’s garantem que as tarefas do dia a dia sejam realizadas da mesma forma, independentemente do zelador responsável, contribuindo positivamente para a imagem profissional da gestão predial.
Um POP bem desenvolvido e estudado deve conter alguns aspectos operacionais mínimos, mas não somente estes, ficando a cargo de cada prestador de serviços a complementação com especificidades de cada empresa. Destacamos a seguir:
- Eficiência Operacional e Produtividade
- Padronização e Consistência
- Segurança do Trabalho e Conformidade
- Comunicação e Transparência
- Melhoria Contínua e Inovação
Para abranger esses aspectos, diversos profissionais precisam estar envolvidos na criação dos POP´s operacionais, Especialistas em Zeladoria, Planejadores, Profissionais de Segurança do Trabalho, Recursos Humanos e Tecnologia. O apoio de especialistas externos à corporação sempre é bem-vindo, pois proporcionará uma visão técnica, buscando a melhor eficiência, sem a “pressão” interna por redução de custos operacionais. Também é muito importante observar fatores ergonômicos, além da Segurança no Trabalho, pois lesões por esforço repetitivo é um dos fatores que mais contribui com o absenteísmo em nosso setor.
Quando encontramos nas operações POP´s ineficientes aplicados nas tarefas diárias, facilmente observamos uma série de problemas que afetam negativamente o desempenho do prestador de serviços em diversos aspectos, na minha opinião, o principal é a percepção do tomador dos serviços com relação à baixa qualidade dos serviços prestados. Ultimamente é mandatório cada vez mais inserir nas tomadas de decisão o “USER EXPERIENCE”. Ademais, podemos destacar também, a variação nos resultados esperados, desperdícios dos recursos, humanos ou produtos / insumos ou equipamentos, riscos trabalhistas e a incapacidade de comprovação de execução das rotinas estabelecidas em contrato.
Sendo assim, pensando no bom desenvolvimento de um eficiente POP de Zeladoria, não podemos renunciar a treinamentos operacionais e ferramentas de tecnologia que permitam o acesso rápido para revisão dos POP´s no local de prestação dos serviços. As empresas investem muito dinheiro em equipes de treinamento que levam as boas práticas para cada operação, com revisões periódicas nestes treinamentos, esse investimento acaba sendo impactado também pelo alto “TURN OVER” observado em nosso setor.
Em tempos de acessibilidade e mobilidade total, ter em sua operação uma parceira de tecnologia, que seja capaz de levar onde a operação está, um acesso rápido e com registros de acessos aos POP´s da sua empresa, passa a ser fator primordial para o sucesso operacional.
A pouca efetividade na aplicação dos POP´s muitas vezes ocorre devido à distância entre as equipes que zelam pela aplicação dos POP´s x operação real. Não BASTANDO operacionalmente treinar os zeladores, a revisão contínua das atribuições e metodologias no campo é uma demanda cada vez mais prioritária. O acesso às ferramentas digitais estão cada vez mais no fácil alcance e cabe à Empresa, conseguir estabelecer este vínculo com seu zelador, trazendo para este ambiente uma ferramenta com senso de pertencimento e facilidade de acesso.
Uma ferramenta de Gestão de Facilities e Gerenciamento de Dados eficiente, focada em Procedimentos Operacionais para consultas remotas deve permitir, entre outras funções, consultas aos POP´s da Empresa, a inclusão de imagens e vídeos de treinamento, PDF´s, telefones para apoio e consultas, links externos e log de estatísticas de consulta, possibilitando uma tomada de decisão eficiente e eficaz tanto no campo quanto na administração dos contratos.
