Como Organizar o seu Departamento de Manutenção – O&M
Por Alexandre M. F. Lara
A&F Partners Consulting
Em nosso artigo anterior, destacamos a importância das atividades de operação e manutenção na obtenção de resultados operacionais esperados, assim como na obtenção da performance do ativo ou sistema conforme prevista em seu projeto, ou seja, o cumprimento de sua função prevista.
Entretanto, este “adequado e integrado” funcionamento das atividades de operar e manter o ativo demandará por uma estruturação de seu departamento de O&M, assim como por uma gestão participativa e atuante. Importante ainda ressaltar que existirão minimamente três tipos de “entradas” a serem analisadas,direcionadas e/ou tratadas dentro de nosso departamento
Por sua vez, cada uma destas entradas deverá ingressar em um fluxo previamente definido e adequadamente implantado, tal como:
- Demandas de planejamento (PPCM)
Neste caso em específico, presume-se que as demandas provenientes da área de PPCM (Planejamento, Programação e Controle da Manutenção) já tenham sido “filtradas” e analisadas em sua entrada (função “gate Keeper[1]”), adequadamente planejadas e programadas para a execução dentro das respectivas oficinas. Adicionalmente, e conforme discorremos em nosso artigo anterior, tais atividades planejadas incluirão as subatividades ou rotinas de OPERAÇÃO, além das rotinas de MANUTENÇÃO (preventivas, corretivas planejadas, corretivas não planejadas, preditivas, prescritivas e detectivas), sendo estas direcionadas internamente.
Fluxograma resumido – Entrada a partir da célula de PPCM
Notem, neste caso, que a função de supervisão será de extrema importância ao desenvolvimento, fiscalização e aprovação da tarefa executada pela equipe de colaboradores, em sua respectiva oficina.
- Demandas diversas de usuários (SOLICITAÇÕES)
Ao contrário do que muitos consideram, tais solicitações demandadas por ocupantes da edificação não são, necessariamente, atividades corretivas, devendo ser cuidadosamente analisadas pela função “gate Keeper” quando em um nível baixo de urgência ou prioridade, ou pela equipe de O&M quando se tratar de solicitação prioritária e que demande por um “primeiro e ágil atendimento”.
É importante que a estruturação do departamento contemple a implementação de scripts de atendimento, visando o ágil tratamento e correto direcionamento de tais solicitações.
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[1] Função “Gate Keeper” prevista na célula de planejamento da manutenção, sendo que a sua atuação se dá na entrada de toda e qualquer solicitação ao departamento, analisando a pertinência ao escopo e correto direcionamento.
Fluxograma resumido – Entrada de Solicitações
- Demandas internas (PROATIVAS / HIERARQUIA)
De forma quase análoga, as demandas denominadas como internas podem seguir tanto o fluxo via PPCM quanto o fluxo definido para SOLICITAÇÕES, dependendo da origem e situação problema.
Em muitas destas situações, será necessário uma tomada de decisão gerencial, direcionando melhor a atuação das equipes. Estas breves ilustrações foram aqui incluídas para demonstrar a necessidade de estruturação e organização mínima necessária, em nosso departamento de manutenção.
Dadas as circunstâncias relacionadas ao escopo, às urgências, ao atendimento de expectativas e aos níveis de serviço, entende-se como recomendável prever em sua organização o seguinte conjunto de funções e/ou estruturas:
| ESTRUTURAS E/OU FUNÇÕES | ATUAÇÃO |
| CANAIS OU FLUXOS DE ENTRADA | Meios pré-estabelecidos como canais de fácil acesso ao ocupante / usuário, assegurando com que as suas solicitações sejam direcionadas aos times responsáveis, dentro de um SLA de atendimento requerido. |
| FUNÇÃO GATE KEEPER | Função que analisará e direcionará da melhor e mais adequada forma possível as solicitações para a área ou departamento da manutenção. |
| ESTRUTURAS E/OU FUNÇÕES | ATUAÇÃO |
| ESTRUTURA DE OFICINAS | Organização das oficinas em função das modalidades de engenharia ou de manutenção, dentro de sua organização. Importante apenas ressaltar que esta organização deverá ser adequadamente estruturada com um sistema de supervisão e controle, além de outros requisitos recomendáveis. |
| ESTRUTURA DE SUPERVISÃO | Considerada uma das mais importantes funções dentro da área de manutenção, o papel da Supervisão será determinante no que se refere a atuação TÁTICA, ao processo de ACOMPANHAMENTO e VALIDAÇÃO das tarefas, além de seu papel na identificação de POTENCIAIS MELHORIAS e CAPACITAÇÃO das equipes. |
| ESTRUTURA DE PPCM | Considerado por muitos o cérebro da área de manutenção, a área de PPCM tem uma função ESTRATÉGICA na organização, juntamente com a alta gestão. Será sua a função de planejar, monitorar estrategicamente os resultados e prover os ajustes em seu planejamento, sempre que requerido. |
| ESTRUTURA DE GESTÃO | Principal provedor de recursos para o departamento, a área de gestão deverá contar com o dimensionamento de seus recursos gerenciais e administrativos, de forma à desempenhar o papel estratégico que lhe cabe. |
Por fim, lembramos que toda esta estrutura deverá ser corretamente DIMENSIONADA em função da ESTRATÉGIA DE GESTÃO DE ATIVOS adotada e, principalmente, em função da VOLUMETRIA HISTÓRICA apurada pelo CMMS[2] e sua estrutura de PPCM.
[1] Função “Gate Keeper” prevista na célula de planejamento da manutenção, sendo que a sua atuação se dá na entrada de toda e qualquer solicitação ao departamento, analisando a pertinência ao escopo e correto direcionamento.
[2] Termo em inglês para Sistema Informatizado de Gestão da Manutenção (Computerized Maintenance Management System).
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[1] Termo em inglês para Sistema Informatizado de Gestão da Manutenção (Computerized Maintenance Management System).
