A organização do tempo é muito mais complexa em pequenas empresas ou escritórios nas quais o proprietário exerce várias funções, inclusive a de tocar o core business da empresa. Sem dúvida, não é uma tarefa fácil. A administração do tempo fica mais complexa ainda quando se fala em escritório de pequeno porte, no qual o arquiteto titular tem muitas vezes que atender ao cliente, fiscalizar a obra, administrar as finanças, dar instruções a faxineira e receber correspondência, dentre tantas outras inúmeras tarefas. O que acontece é que, neste caso, são tantas as interrupções que o rendimento e a produtividade caem drasticamente, fazendo com que a produção seja menor e requeira mais tempo. Ou seja, não se trata da quantidade de horas que trabalhamos, e sim da qualidade delas.
Para enfrentar o problema, sugiro um pequeno roteiro de planejamento:
Defina quantas horas semanais você tem disponíveis para o seu trabalho. Quarenta horas é um parâmetro médio, mas, em função do momento de vida de cada um é possível que você dedique mais ou menos horas, afinal você é um profissional liberal.
Divida estas horas entre Produção e AMA (Administração + Marketing + Atualização), sendo 75% para o primeiro e 25% para o segundo. A não ser que haja no escritório uma pessoa ou sócio para fazer especificamente as atividades de Administração e Marketing.
Faça uma lista das atividades a serem desenvolvidas em cada grupo AMA e Produção, assinalando aquelas que são prioritárias.
Utilize uma agenda para distribuir as atividades de Produção e AMA, mantendo a proporção acima. É comum utilizarmos a agenda somente para marcarmos os compromissos. A idéia aqui é que ela funcione também como um cronograma de trabalho diário, com escala de horas. É importante ser realista e deixar folgas entre uma atividade e outra, pois elas sempre são preenchidas.
Reserve sempre um momento do dia para resolver coisas pequenas, como telefonemas e limpar a caixa de e-mails.
Muito bem, agora é momento de ir para a Ação e ter Disciplina para cumprir o que foi planejado, o mais fielmente possível. Já sabemos que algumas coisas irão sofrer ajustes, mas tente seguir seu planejamento o máximo que conseguir.
Para manter-se dentro do planejamento siga mais estas dicas:
1) Ao chegar no escritório, comece revendo as tarefas do dia e a programação da agenda.
2) Identifique as atividades que são prioritárias, e tenha como metas a cumpri-las.
3) Se for necessário fazer algum ajuste de programação faça-o: é melhor encarar a questão do que ignorá-la.
4) Sem mais delongas, comece a trabalhar concentradamente, desenvolvendo suas atividades.
5) Ao surgirem novas “urgências” (dúvidas do estagiário, telefonemas, etc), diga que está ocupado no momento, e se será possível retomar o assunto mais tarde. Não aceite facilmente estas tentações de interrupção, pois elas irão desviar sua atenção das prioridades, fazendo com que perca a produtividade.
6) Quando surgir um novo trabalho para desenvolver (um novo projeto, consultoria, obra, etc), avalie a sua agenda e não se precipite em marcar as entregas, ocupando todos os espaços vazios, no curto prazo. Sempre surgem novos trabalhos e quanto mais espaçados estiverem, uma melhor visão você terá de médio e de longo prazo.
7) Ao final do dia, avalie como foi o seu desempenho e replaneje o dia seguinte. Podem ser necessários alguns ajustes.
Seguindo estas dicas, esperamos que você chegue ao fim do dia satisfeito e feliz por ter tido um dia produtivo!!
